La definición de roles en la gestión de un sitio web

Antes de comenzar a crear un sitio web debemos tener claro quién participará en su construcción y a qué se dedicará cada uno. Si dejamos claros los roles y sus tareas, será mucho más sencillo finalizar el proyecto de manera satisfactoria.

Básicamente, los roles con los que vamos a trabajar son: Administrador del sitio, Webmaster y Gestor de contenido.

Administrador del sitio web. Suele ejercer funciones similares a las de un “jefe de proyecto”. Debe aportar la visión global del sitio y contar con conocimientos técnicos suficientes como para poder abordar todas sus tareas de manera eficaz. Entre ellas:

• Gestión del hosting. Si el sitio web está alojado en un hosting, se tiene que encargar de cuestiones administrativas (solicitud, gestionar renovaciones, seguir el proceso de migración de dominios…) y técnicas (gestión de carpetas del sitio, control de las bases de datos, control del ancho de banda consumido y del espacio, alta y gestión de usuarios…).
• Realizar la instalación del software que corresponda y de los correspondientes módulos y/o plugins que requiera el sitio web.
  • Este paso conlleva un estudio previo tanto del software (y del mercado) como de los módulos y/o plugins que se pueden necesitar en cada momento.
• Configuración completa. No basta con instalar, hay que configurar el sitio, adaptándolo a las necesidades concretas de cada proyecto. En la mayoría de ocasiones habrá que configurar el software nuclear primero y, a continuación, el modular.
• Posiblemente esté ya implícito en el punto anterior pero, si no es así, debería establecer los criterios específicos para:
  • Copias de seguridad (del sitio, del dominio y de la base de datos) automatizadas
  • Gestión del fichero .htaccess
  • Aspectos técnicos de posicionamiento, tales como creación y actualización de los ficheros robots.txt y sitemap.xml. Si fuera necesario, se incluye la instalación y configuración de módulos y/o plugins para complementar las tareas de posicionamiento que llevarán a cabo otros roles.
  • Sistema de seguridad para evitar ataques externos.
  • Actualización del sistema y de los módulos y/o plugins
• Gestión de usuarios. En este apartado se tiene que centrar, primero, en la creación de roles y la gestión de los permisos. Una vez hecho eso, se podrán dar de alta a los usuarios.

Webmaster. Suele ser la “cara visible” del sitio web y, en muchas ocasiones, ejerce las funciones de gestor de contenidos. Esto suele generar cierto desconcierto a la hora de saber quién es el responsable último de cada apartado. Tanto es así que hasta la wikipedia considera que un webmaster es cualquiera que haga una entrada en su web 🙁 También existe la posibilidad de fusionarlo con el administrador Web. En nuestro esquema vamos a intentar que todas estas figuras tengan funciones claramente diferenciadas. En esencia, se encargará de:

• Configurar el sitio web en función de los objetivos del trabajo.
• Realizar las funciones propias de un arquitecto de la información web. Es decir, tener en cuenta aspectos tales como:
  • Elaborar e introducir lenguajes web. Que podrán ser documentales (tesauros) o sociales (folksonomía). Elaborará y gestionará las etiquetas y las categorías (o taxonomías, según el caso).
  • Organizar y clasificar la información.
  • Diseñar la estructura de navegación. Eso conlleva, además, la elección del tema o apariencia y su correcta configuración.
  • Implementar cuestiones relacionas con la accesibilidad y la usabilidad.
• Todos los demás aspectos que tengan que ver con la forma del sitio web.

Gestor de contenidos. Será la persona que, aprovechando el esqueleto, la arquitectura que han creado los otros dos roles, alimentará el sitio web. Para ello se encargará de:

• Localizar la información que más se adecúe a los objetivos del sitio web
• Si no existiera, crear dicha información.
• Controlar la gestión de derechos, tanto de lo que se crea como de lo que se usa en el sitio web (imágenes, texto, vídeo…).
• Todos los demás aspectos que tengan que ver con el fondo de la temática.

Siempre es recomendable añadir un cuarto rol: el de usuario registrado. En la fase de evaluación del sitio servirá para emular el comportamiento de un usuario normal que, sin conocimientos previos del sitio, sin que sepa cómo se estructura la información, o las características de navegabilidad del mismo, consultará la información para localizar errores (tanto de fondo como de forma) y verificar la navegabilidad. Además, en el futuro, participará en el sitio por medio de comentarios, enriqueciendo el contenido.

Si están claros cuáles son los roles, será mucho más sencillo adaptar los permisos. Aunque hay algo que siempre tendremos que tener en cuenta: las limitaciones del software. No es igual configurar el perfil de usuario en WordPress, donde las opciones son muy limitadas, a usar el gestor de permisos de Drupal, donde cada módulo tiene su configuración individualizada.

asignación de permisos en WordPress

Uno de los errores más comunes es una herencia de Windows: querer realizar todas las funciones con el usuario Administrador. En los entornos Unix/Linux se tiene muy claro qué tareas se realizan como administrador, y cuáles como usuario (con la cantidad de privilegios que se deseen). En Windows, sin embargo, cualquier usuario tiene capacidad para borrar, editar o modificar los ficheros que desee, con el consiguiente riesgo para la seguridad que esto conlleva.

En un sitio web la idea debe ser la primera: cada usuario tiene unos privilegios determinados. Úsalos. Primero por seguridad (así no se borran cosas que no corresponden con tu rol) segundo por orden (el hecho de que cada uno tenga claro lo que debe hacer permite que se logren los objetivos mejor) y tercero por sentido común (¿cómo es posible que el administrador tenga capacidad para gestionar el contenido de un sitio web formado por múltiples proyectos, de temática diferente?).

¿Qué otra tarea de estos roles me sugerís?