OJS 2.x: administración del sitio y gestión de revistas

Una vez que tenemos instalado OJS, el siguiente paso es el de configurar el sitio. He detectado que, en ocasiones, se tiende a confundir la configuración del sitio con el de la revista. Debería quedar claro que OJS es un sistema que permite publicar revistas, de manera uniforme, en una misma plataforma, y siguiendo los preceptos de Open Access. Esto no implica que, obligatoriamente, en el sitio web tenga que haber más de una revista. De hecho, en el ejemplo con el que trabajaremos hoy, instalaremos OJS para dar hospedaje a una sola revista.

Gestión del sitio

El administrador se debe encargar de configurar el sitio para dar soporte, de forma genérica, a todo lo que se vaya a instalar en él. La gestión del sitio se puede dividir en varias fases.

• Configuración del sitio. Sirve para determinar el aspecto global de la plataforma. Si OJS va a hospedar una única revista podemos configurarlo para que, por defecto, la página principal del sitio sea la de la revista. De esa manera no tenemos que preocuparnos demasiado por definir cosas como el título del sitio, la introducción, la descripción del sitio… Sí conviene poner los datos de contacto del administrador del sitio (nombre, correo), definir la longitud mínima de la contraseña, etc. También conviene impedir que los gestores de las revistas puedan instalar, actualizar o suprimir módulos.

Si el sitio hospedará varias revistas es muy conveniente organizarlas (alfabética o temáticamente). Para registrar el sitio web (no la revista) en el sitio de PKP con el fin de que pueda ser indexada, vía recolección de metadatos, es necesario rellenar el apartado que se encuentra al pie de la pantalla. Si se desea hospedar una única revista será preciso seleccionar la opción “redirigir revista”. Si aún no hemos creado una revista este apartado estará vacío, por lo que deberemos terminar la configuración del sitio, crear la revista, y volver aquí para seleccionar la revista que deseamos sea la principal.

• Para determinar tanto el idioma principal del sitio como aquellos que se van a permitir en la configuración de usuarios. Estos idiomas se refieren a los que se usarán en la plataforma, y no afectan a cómo se expresa el contenido en cada revista que se aloje.
• Fuentes de autenticación. Se emplean para que OJS identifique los usuarios desde una base de datos interna. Por defecto la gestión de los usuarios la realiza el propio OJS (en su tabla user correspondiente). Pero, si lo deseamos, es posible llamar a otro servicio para que encargue de esto. Lo más habitual en este sentido es emplear LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), por lo que tendremos que configurar el nombre del servidor, puerto, DN base, nombre y contraseña del gestor LDAP…

• Categorías. Si el sitio web va a hospedar varias revistas, lo mejor es organizarlas temáticamente. Si no se ha activado la opción de ordenar alfabéticamente las revistas en la sección “configuración del sitio”, y se han definido categorías y activado el casillero “permitir a los gestores/as de revista organizar las revistas por categorías” se logrará que todas las revistas aparezcan en un listado debajo de cada una de las categorías que se hayan especificado. Es el gestor de la revista el que asocia la revista a la categoría en el momento de su creación, por lo que, es evidente, que previamente debe estar definida la lista de categorías. Como en nuestro ejemplo vamos a trabajar con una única revista, no tiene sentido crear categorías, ya que sólo aparecerá este título en el sitio web.

• Funciones administrativas. Agrupa una serie de funciones que permiten agilizar determinados aspectos de la gestión del sitio (no de la revista). Así, en información del sistema obtenemos información relacionada con el historial de versiones OJS instaladas en el servidor y los datos que están almacenados en el importantísimo fichero config.inc.php.

• En sesiones de usuario/a caducadas es posible finalizar la sesión de trabajo de todos los usuarios que estén conectados (incluido el administrador). Se pueden borrar las cachés de datos (incluida la información de idioma, ayuda y el historial de búsqueda) y de plantilla (elimina la caché de las plantillas html, algo útil si se ha realizado un cambio en la personalización y queremos asegurarnos de que los usuarios reciben los datos nuevos y no siguen trabajando con los de la caché). Por último es posible unir varias cuentas de usuario en una sola, algo útil si se detectan usuarios repetidos, cuentas sin usar, etc.

Creación de la revista

Independientemente de la cantidad de revistas que se desee hospedar en OJS, el proceso para la creación de una es siempre el mismo. En la opción “revistas alojadas” seleccionamos “crear revista” y procedemos a introducir la información correspondiente:

• Configuración de la revista. Donde pondremos el título de la revista, una breve descripción y el acrónimo que tendrá, con vistas a que la url que se genere sea relativamente amigable.

• Configurar el sitio. Si deseamos hospedar una única revista, ahora debemos ir a “configuración del sitio” y, en la opción redirigir revista, que antes sólo mostraba una selección, debería aparecer el título de la revista que acabamos de crear. Si la seleccionamos conseguiremos que cuando alguien se conecte a nuestro sitio aparezca, directamente, dentro de esa revista.

• Si vamos al sitio web accederemos a la revista con la que queremos trabajar. Como todas las revistas OJS, aparecerá un menú de navegación superior con las opciones acerca de (con información, ahora mismo vacía, del equipo editorial, las políticas de la sección y de acceso abierto, información sobre cómo serán los envíos, etc.) área personal, buscar, actual (para mostrar el número más reciente) y archivos (para mostrar los números anteriores).

• Si estamos en el sistema como administradores del sitio y pinchamos en área personal” accedemos al listado de revistas asociadas al perfil administrador (que es el que las ha creado). Hay dos opciones diferentes con las que trabajar ahora. Para configurar datos relacionados con la revista hay que pinchar en Configuración. Si, por el contrario, seleccionamos “gestor/a de la revista, actuaremos como tal y, por lo tanto, administraremos el flujo de trabajo, las secciones, la gestión de usuarios y sus roles…

Configuración de la revista

Es lo que OJS llama “profundizar en la revista” y permite, por medio de una serie de secciones ya preestablecidas, determinar los aspectos formales de la publicación:

• Información general. Con datos para los títulos, desarrollado y abreviado; los ISSN, impreso y online; y la dirección postal.
• Contacto principal. Con la información de la persona que realizará las funciones de contacto con la revista (será la que se comunicará con los autores y revisores, principalmente).
• Persona de contacto para asistencia técnica.
• Identificación del correo electrónico. OJS crea una serie de plantillas para la correspondencia entre la revista y los actores involucrados en su funcionamiento: autores, editores, revisores, usuarios… estas plantillas se personalizan en esta sección.
• Editorial.
• Fuentes de ayuda. Para instituciones o empresas que colaboran con la revista.
• Indización en los buscadores. Para definir qué elementos aparecerán en las etiquetas meta description y keyword.
• Historia de la revista.

A continuación hay que explicitar la política de la revista, definiendo el objetivo y alcance, cómo se realizará la evaluación por pares y cómo será el proceso de revisión, la declaración de privacidad, definir cómo comunicará el editor la decisión sobre el artículo enviado, cómo se gestionará el archivo de la revista e información sobre la gestión de una base de datos de posibles revisores.

El tercer paso se centra en la configuración de la política de envíos: directrices que deben seguir los autores, la lista de comprobación para la preparación de envíos que debe verificar el autor, derechos de autor, gestión de conflicto de intereses, instrucciones de indexación para los autores, notificación de envío y gestión de referencias bibliográficas con el fin de poder gestionar de manera masiva gran cantidad de citas.

La cuarta sección está dedicada a la configuración de acceso y seguridad. Permite determinar cómo será el acceso al contenido de la revista, la planificación de las publicaciones (en volumen, número, año…), DOI y asignación o no de corrector, maquetador, corrector de pruebas, etc.

Por último, en el quinto paso, definimos la apariencia de la revista (no del sitio) configurando cómo será el encabezado, el contenido de la página inicial de la revista, el pie de página, la barra de navegación, la información que recibirán lectores, autores y bibliotecarios y el número máximo de elementos por página.

Gestión de la revista

Se divide en tres grandes bloques:

Páginas de gestión. Que incluye:

• Explorador de archivos: ya que el gestor de la revista no puede acceder al servidor, desde aquí se le ofrece la posibilidad de gestionar los archivos del sistema que se organizan en dos directorios: artículos y números.
• Secciones de la revista: suele ser habitual que las publicaciones dividan en secciones sus contenidos. Aquí se configuran los mismos y se puede, además, asignar un editor a cada sección, para que se encargue de su gestión. Aunque, como es evidente, no es obligatorio que todas las secciones tengan editor.
• Formularios de revisión: con el fin de conseguir una mejor uniformidad a la hora del trabajo con los referees, siempre es positivo que estos cuenten con un formulario estandarizado donde cada uno pueda plasmar sus opiniones, de forma organizada, sobre el texto que le ha tocado revisar. En esta sección se puede diseñar dicha plantilla.
• Idiomas. No termino de ver muy claro porqué se presenta esta opción que, el responsable de la revista no puede cumplimentar. La gestión de los idiomas es propia del administrador del sitio, que es el encargado de activar aquellos idiomas en los que se desea se presente la interfaz de OJS.
• Cabecera. Se usa para mostrar el equipo editorial de la revista. Si se piensa emplear los mismos roles que vienen por defecto en OJS bastará con activar la primera opción y se usarán esos datos. La verdad es que la mayoría de revistas suelen emplear un sistema propio, que difiere en varios aspectos a la propuesta de OJS. Por ese motivo existe la segunda opción, que permite hacer un organigrama más exacto de los miembros de la revista y su cargo.
• Plantillas de correo electrónico. Con el fin de agilizar el proceso de comunicación, OJS ofrece un total de 92 plantillas de correo electrónico que se pueden personalizar en este apartado. Prácticamente están recogidas todas las posibles opciones de comunicación de la revista con y entre autores, revista, usuarios, editores, referees, etc.
• Herramientas de lectura: permite configurar qué queremos que visualice el usuario cuando lea un artículo (resumen, citas, metadatos, correo del autor…). Además permite compartir contenido por medio de Addthis.
• Configuración. Lleva a las opciones comentadas en el apartado anterior.
• Estadísticas e informes. Genera estadísticas de los números organizados por años y crea informes sobre revisiones, suscripciones, tiempos de visualización, etc.
• Empleado para gestionar los pagos, en el caso de que se estime oportuno, tanto de los lectores como de los autores (por si se desea que los autores paguen por publicar). El sistema de pago aceptado es manual o por medio de paypal.
• Módulos. Permite que el gestor pueda configurar los módulos de OJS de manera personalizada para la revista. Están agrupados según funciones: citas, importación, tema… Si el administrador lo ha permitido en la configuración del sitio, el gestor podrá instalar nuevos módulos, que se pueden localizar en el sitio web foros de PKP.
• Importar/exportar datos. Sirve para gestionar los paquetes de exportación e importación CrossRef, DOAJ, DataCite, Mets…

Usuarios. La verdad es que la gestión de usuarios es muy sencilla en esta plataforma. Puedes añadir usuarios (lectores) nuevos, asignar roles, mostrar usuarios sin rol asignado, fusionar usuarios… Aunque siempre viene bien tener muy en cuenta cuál es el flujo de trabajo con el que OJS cuenta para llevar a cabo el trabajo:

Roles. Los que vienen por defecto son gestor de la revista, editor, editor de sección, revisor, autor, lector y gestor de suscripción y, lamentablemente, no es posible añadir roles nuevos.